GoBD-konform – revisionssicher – MailStore Partner
E-Mail-Archivierung ist für viele Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Wir beantworten die wichtigsten Fragen und implementieren für Sie die passende Lösung.
Alle Kaufleute im Sinne des HGB sind zur Archivierung verpflichtet – also Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. Auch steuerlich relevante E-Mails (GoBD) müssen unveränderbar aufbewahrt werden.
Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre. Buchungsbelege und steuerlich relevante Korrespondenz: 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Entstehung.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit. E-Mails müssen im Original gespeichert und jederzeit lesbar sein.
Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung Schätzungen des Gewinns vornehmen, wenn die Buchführung mangelhaft ist. Strafen, Nachzahlungen und Bußgelder können die Folge sein.
Alle empfangenen und gesendeten E-Mails mit geschäftlichem Inhalt – insbesondere Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Vertragskorrespondenz. Auch E-Mails als PDF-Anhang (z.B. E-Rechnungen).
MailStore archiviert E-Mails automatisch direkt vom Mailserver (Exchange, Microsoft 365, IMAP). Alle E-Mails werden komprimiert, dedupliziert und unveränderbar gespeichert – vollständig durchsuchbar für Mitarbeiter und Revisoren.
MailStore ist sowohl als On-Premise-Lösung (eigener Server) als auch als Service Edition (gehostet) verfügbar. PROXYTEC berät Sie, welche Variante zu Ihrer Infrastruktur und Ihren Anforderungen passt.
Vollständige Erfüllung der GoBD-Anforderungen und der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Revisionssicher nach den Anforderungen des Finanzamts.
Alle archivierten E-Mails sind volltext-durchsuchbar. Finden Sie jede E-Mail in Sekunden – nach Absender, Empfänger, Betreff, Datum oder Inhalt.
Durch Archivierung und Deduplizierung werden Ihre Postfächer kleiner. Der Mailserver wird entlastet, Backups werden schneller und Speicherplatz gespart.
Als zertifizierter MailStore-Partner implementieren wir für Sie eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung – schnell, professionell und zu einem fairen Preis.